Podegrodzie, dnia 07.12.2015 r. Znak sprawy:

ASY.042.13.15.2013.GP

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczy projektu realizowanego przez Gminę Podegrodzie pt. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu Gminy Podegrodzie – Etap II”, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion.

NA KOMPLEKSOWE ZORGANIZOWANIE KONFERENCJI
KOŃCZĄCEJ PROJEKT

1.      ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Podegrodzie

33-386 Podegrodzie 248

tel. 18 445 90 33, fax 18 448 49 51

NIP: 734-34-56-306

www.podegrodzie.pl

2.      OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA:

Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych  z uwagi na treść art. 4 pkt. 8 (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r.  poz. 907) ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej równowartości 30 000 €.

3.      OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1)      Wynajem sali dla 200 osób (wraz ze sprzętem nagłaśniającym, laptopem i rzutnikiem),

2)      Catering dla 200 osób: kawa (200 ml/os), herbata (200 ml/os), sok owocowy (200 ml/os),  śmietanka (2 szt./os), cukier (10 g/os), cytryna pokrojona (1 plaster/os), woda (gazowana i niegazowana, w butelkach 0,5 l/os), ciastka kruche – mieszanka (100 g/os), kanapki koktajlowe (pieczywo, wędliny, sery, pasty, ryby, dodatki do kanapek typu majonez, warzywa) – 5 szt./os. Świadczenie usługi cateringowej na zastawie ceramicznej lub porcelanowej, z użyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych, dekoracji stołów. Wykonawca zobowiązuje się do estetycznego podawania posiłków oraz zapewnienia obsługi przez wykwalifikowany personel,

3)      Zatwierdzone przez Zamawiającego materiały informacyjne (każdy z nich zawierający tekst i grafikę dostarczoną przez Zamawiającego): plakat reklamowy – format A3, jednostronny nadruk, pełnokolorowy, papier kredowy, błyszczący, gramatura 170 g/m2, 30 szt.; teczka ofertowa – format po złożeniu A4, jednostronny nadruk, pełnokolorowa, papier kredowy, z grzbietem 4 mm, gramatura 300 g/m2, 200 szt.; długopis – jednokolorowy nadruk, 200 szt.; notatnik – format A5, klejony na grzbiecie, jednostronny nadruk, pełnokolorowy, 50 kartek, gramatura 80 g/m2, 200 szt.; materiał reklamowy projektu i programu – format A4, jednostronny nadruk, pełnokolorowy, 4 kartki, gramatura 80 g/m2, 200 szt.,

4)      Przygotowanie zatwierdzonych przez Zamawiającego wzorów zaproszenia dla uczestników programu i zaproszonych gości, wydruk 200 szt. – format A4, jednostronny nadruk, pełnokolorowy, składane na 3 części, gramatura 130 g/m2,

5)      Przygotowanie prezentacji z materiałów udostępnionych przez Zamawiającego oraz przedstawienie przedmiotowej prezentacji na konferencji.

6)      Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć 1 komplet materiałów informacyjnych do dokumentacji projektu.

7)      Przygotowanie zatwierdzonych przez Zamawiającego materiałów przed i pokonferencyjnych informacyjnych dla mediów oraz na stronę projektu i stronę Gminy Podegrodzie.

Wykonawca zapewni promocję Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka,
w szczególności umieści logotypy oraz informacje o współfinansowaniu zgodnie
z „Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu”, umieści informację o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz umieści logotyp Zamawiającego.

4.      TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie realizacji konferencji z 3 dniowym wyprzedzeniem. Planowany termin wykonania zamówienia – do 22.12.2015 r.

5.   KRYTERIUM WYBORU OFERT – CENA 100 PKT:

Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT i wszelkie inne koszty, których poniesienie okaże się konieczne w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Zamawiający wybierze ofertę Wykonawcy na wykonanie zadania, która będzie zawierała najniższą cenę brutto za całość zamówienia i będzie zgodna z niniejszym zapytaniem. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru:                       

     najniższa cena ofertowa brutto

C = -------------------------------------------------- x 100 pkt.

cena brutto oferty badanej

Wykonawca określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT.  

6.     SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY:

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w siedzibie Zamawiającego tj. na Dzienniku Podawczym Urzędu Gminy Podegrodzie, 33 – 386 Podegrodzie 248 do 11.12.2015 r., do godziny: 08:00,
w zamkniętej kopercie z oznaczeniem „Oferta na kompleksowe zorganizowanie konferencji kończącej projekt w ramach realizacji projektu pt. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu Gminy Podegrodzie – Etap II”.

1)      O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej pod adresem: www.bip.podegrodzie.pl

2)       Oferta powinna składać się z: 

a.       Wypełnionego i podpisanego „Formularza ofertowego” stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania,

b.      Formularz oferty powinien być podpisany przez osoby uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy i opatrzona pieczęcią,

c.       Każdy oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferta wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie odrzucona,

d.      Oferta ma obejmować całość zamówienia,

3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn.

3)      Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

 5) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.

6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego zapytania ofertowego w  trakcie postępowania.

7) Dodatkowych informacji z ramienia Beneficjenta (Zamawiającego) udziela Grzegorz Popardowski pod numerem telefonu 537049270 lub e-mail: g.popardowski@podegrodzie.pl

8) Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania.