ROPO-OF.271.10.2019                                                                                                                       Podegrodzie, 03.12.2019r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

„Zakup i dostawa artykułów spożywczych do Gminnej Stołówki w Brzeznej”

OKREŚLENIE TRYBU ZAMÓWIENIA:

Postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ustawy (tekst jednolity: Dz. U. 2019 r., poz. 1843 z późn. zm.) z uwagi na treść art. 4 pkt 8 tej, ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej równowartości 30 000 €.

 1. Zamawiający:

Gmina Podegrodzie

33 – 386 Podegrodzie 248

tel. (18) 445 90 33

NIP: 734-34-56-306

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest  zakup i dostawa artykułów spożywczych do Gminnej Stołówki w Brzeznej. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na każdą z części zamówienia opisanych w niniejszym punkcie. Wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub więcej części zamówienia. Zamówienie obejmuje 12 części:

Część 1: Woda mineralna

Część 2: Przyprawy

Część 3: Produkty przemiału ziarna

Część 4: Różne artykuły

Część 5: Dodatki deserowe

Część 6: Mięso, wędliny, drób i jego przetwory

Część 7: Ryby, mrożonki

Część 8: Warzywa, owoce, kiszonki

Część 9: Jaja

Część 10: Wyroby ciastkarskie i ciasta

Część 11: Pieczywo

Część 12: Nabiał i jego przetwory

3. Termin realizacji zamówienia: od 01.01.2020r. do  31.08.2020r.

4. Dostawy zamawianych towarów odbywać się będą sukcesywnie, zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego, z tym że:

a) warzywa i owoce świeże, pieczywo oraz mięso i jego przetwory –codziennie,

b) artykuły różne, przyprawy, produkty przemiału ziarna, ryby i mrożonki, jaja, wyroby ciastkarskie i ciasta, dodatki deserowe, nabiał i jego przetwory –dwa razy w tygodniu,

c) woda mineralna –dwa razy w miesiącu,

d) w szczególnych przypadkach wykonawca zobowiązany będzie wykonać dostawę na żądanie

 5. Informacje na temat asortymentu kolejnych dostaw przekazywane będą przez przedstawicieli tj.:  Gminnej Stołówki w Brzeznej telefonicznie lub mailem na co najmniej dwa dni przed terminem jej realizacji. W przypadku zamówień doraźnych, dokonywanych telefonicznie -Wykonawca wykona je w ciągu 24 godzin.

6. Dostawy muszą być zrealizowane w dni powszednie, w godzinach 6:00 –7:00 rano lub w godzinach uzgodnionych z przedstawicielami Zamawiającego. Miejscem dostawy:

a)      Gminna Stołówka w Brzeznej, Brzezna 245, 33-386 Podegrodzie

7. Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczania przedmiotu zamówienia do Gminnej Stołówki w Brzeznej własnym transportem, na własny koszt i ryzyko, przy zachowaniu odpowiednich reżimów sanitarnych, wymaganych dla przewozu żywności zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U.2019 poz.1252 z późn. zm.) oraz innymi aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w zakresie przedmiotu zamówienia. Wykonawca zapewni rozładunek ze środków transportowych i wniesienie dostawy do pomieszczeń wskazanych przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego.

8. Wykonawca odpowiada za jakość dostarczonych artykułów. Wszystkie oferowane przez Wykonawcę produkty spożywcze objęte dostawą muszą spełniać wymogi sanitarno-epidemiologiczne i zasady systemu HACCP w zakładach żywienia zbiorowego, w szczególności:

a)posiadać odpowiednie specyfikacje jakościowe lub atesty;

b)posiadać odpowiednie oznakowanie, czyli datę minimalnej trwałości i termin przydatności do spożycia;

c)posiadać odpowiedni system przewożenia towarów –zachowanie rozdzielności transportu;

d)posiadać odpowiednią temperaturę podczas transportu i warunki sanitarne;

e)muszą odpowiadać normom jakościowym a w przypadku warzyw i owoców świeżych muszą być klasą I, którą określa Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) NR 543/2011 z dnia 7 czerwca 2011 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady Europy (WE) nr 123/2007 w odniesieniu do sektora owoców i warzyw oraz sektora przetworzonych owoców i warzyw.

9. Pojemność, gramatura produktu nie może znacząco odbiegać od pojemności, gramatury sugerowanej przez Zamawiającego. Dopuszczalna tolerancja wynosi +/-20%-. W przypadku zaoferowania produktu o innej niż wskazana przez Zamawiającego pojemności/gramaturze, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania takiej ilości sztuk zamawianego produktu, która po przemnożeniu daje ilość jakiej żąda Zamawiający.

10. Dostarczone artykuły muszą być oznakowane w sposób zrozumiały, napisy w języku polskim muszą być wyraźne, czytelne i nieusuwalne, data spożycia winna być:

a) nie krótsza niż ½ okresu przydatności podanego na opakowaniu produktu: dotyczy części 1, 2, 3, 4, 5, 7, 12,

b) najwyższej jakości: dotyczy części 8,9,

 c) z bieżącej produkcji: dotyczy części 6,

 d) maks.12 godz. od momentu wypieku, świeże z bieżącej produkcji z wył. bułki tartej: dotyczy części 10,11,

11. Przedstawiciel Zamawiającego będzie dokonywał w obecności przedstawiciela Wykonawcy sprawdzenia ilościowego i jakościowego dostarczonych produktów (w tym szczególnie: szczelności opakowań, uszkodzeń mechanicznych, temperatury produktów, warunków sanitarno-epidemiologicznych środka transportu, terminów przydatności do spożycia, obecności posmaków, nieprzyjemnych zapachów czy zapachów obcych świadczących o nieświeżości, obecności pleśni i oceny barwy, obecności śladów szkodników oraz ich pozostałości, oznakowania opakowań, stanu czystości –zabrudzeń opakowań). W przypadku stwierdzenia niezgodności Zamawiający- przedstawiciel  zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia całości lub części dostawy. Informacja o stwierdzonych uchybieniach zawarta zostanie w Protokole odbioru dostawy. W sytuacji, gdy przedstawiciel Zamawiającego stwierdzi nieprawidłowości w dostarczonym towarze już po jego odbiorze, wykonawca zostanie powiadomiony telefonicznie, elektronicznie lub pisemnie o zaistniałej sytuacji. Wykonawca ma obowiązek wymienić reklamowane produkty na zgodne z wymaganiami w terminie określonym w ofercie (czas wymiany reklamowanego towaru)

12. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania aktualnych dokumentów potwierdzających spełnienie warunków sanitarno-epidemiologicznych związanych z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia a Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie okazać je przedstawicielowi Zamawiającego. Na żądanie przedstawiciela Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć:

a)certyfikat wdrożenia systemu bezpieczeństwa żywności HACCP lub równoważny,

b)dokumentację dotyczącą artykułów spożywczych, w tym pochodzenie, producenta i daty produkcji, świadectwo kontroli jakości –HDI (Handlowy Dokument Identyfikacyjny).Uchylenie od realizacji tego obowiązku uznawane będzie przez strony jako nienależyte wykonanie umowy i może skutkować rozwiązaniem jej ze skutkiem natychmiastowym.

13. Wymagania szczegółowe dla produktów spożywczych:

a)Wszystkie produkty muszą być dostarczane w opakowaniach jednostkowych odpowiednich do kontaktu z żywnością. Opakowania te muszą być czyste, suche, bez jakichkolwiek uszkodzeń, szczelne,

b) Wszystkie produkty spożywcze muszą mieć charakterystyczną barwę, smak oraz zapach. Niedopuszczalne będą zanieczyszczenia, zapleśnienia, oznaki zawilgotnienia oraz uszkodzenia mechaniczne produktów. Nie mogą zawierać oznak uszkodzenia przez szkodniki czy zanieczyszczeń mechanicznych,

c) Puszki w które są pakowane produkty spożywcze nie mogą zawierać uszkodzeń mechanicznych, wgnieceń, śladów rdzy oraz odkształceń,

d) Słoiki w które są pakowane produkty spożywcze nie mogą zawierać cech uszkodzeń, odłamków szkła, muszą być zamknięte szczelnie, zakrętki nie mogą zawierać cech uszkodzeń, odkształceń oraz śladów rdzy,

e) Przetwory zbożowe: opakowania nieuszkodzone, czyste, suche, surowce powinny mieć naturalny wygląd, bez uszkodzeń, niezainfekowane przez szkodniki i czynniki zewnętrzne, swoisty smak i zapach dla danego produktu z tej grupy. Smak powinien być, lekko słodkawy, zapach przyjemny, swoisty i charakterystyczny dla danego produktu. Niedopuszczalny smak kwaskowaty, pleśniowy czy stęchły. Wilgotność max. do 16%. Makarony muszą mieć jednolitą barwę, gładką powierzchnię bez pęknięć i rys, o prawidłowym kształcie,

f) Przyprawy i dodatki smakowe: opakowania szczelne, suche z czytelną etykietą i datą trwałości. Surowce o jednolitej barwie, o swoistym smaku i zapachu,

g) Koncentraty spożywcze: opakowania całe, szczelne, suche, niedopuszczalne są wszelkie zanieczyszczenia. smak i zapach charakterystyczny dla danego produktu,

h)Słodycze: surowce o jednolitej barwie, przyjemnym smaku i zapachu, niedopuszczalne są surowce połamane czy popękane także zapleśniałe,

i) Cukier: bez zanieczyszczeń, opakowania szczelne suche, miody o odpowiedniej konsystencji, o swoistym smaku i zapachu,

j) Sosy: o barwie charakterystycznej dla danego gatunku surowca, o swoistym, charakterystycznym smaku i zapachu, o odpowiedniej konsystencji i klarowności , nie dopuszcza się żadnych obcych smaków, niedopuszczalne surowce charakteryzujące się zjełczałym zapachem,

k) Oleje muszą być przejrzyste, klarowne o charakterystycznej barwie. Nie mogą zawierać cech zjełczeń.

 14.  O zamówienie publiczne ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych tj.:

1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: Wykonawca wykaże spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia, że posiada uprawnienia do wykonywania przedmiotu zamówienia.

2) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia.

Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku: Wykonawca wykaże spełnienie tego warunku, poprzez złożenie stosownego oświadczenia, że w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie przed upływem terminu składania ofert wykonał przynajmniej jedną dostawę w zakresie odpowiadającym swoim rodzajem dostawom stanowiącym przedmiot zamówienia.

3) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Wykonawca wykaże spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia, że osoba/y które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.

4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

Wykonawca wykaże spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

15.   Kryterium wyboru oferty:

1. Zamawiający określa następujące kryterium wyboru ofert:

a)      Cena – w złotych (dla każdej części zamówienia odrębnie) – 80%

b)      Czas reakcji na reklamację – w godzinach (dla każdej części zamówienia) – 20%

2. Cena oferty zostanie przeliczona na wartości punktowe (dla każdej z części zamówienia odrębnie)

3. Ocena punktowa kryterium (dla każdej z części zamówienia odrębnie) zostanie dokonana zgodnie z formułami:

                                                                                                                     najniższa cena brutto ofertowa

ilość punktów dla kryterium ceny oferty = ------------------------------------------- x 80 pkt.

                                                                                                                                cena brutto oferty badanej

Przez cenę Zamawiający rozumie koszt wykonania całego zamówienia z podatkiem VAT wskazany przez Wykonawcę w ofercie.

                                                                                                                                 najniższa cena brutto ofertowa

ilość punktów dla czas reakcji na reklamację oferty = ------------------------------------------- x 20 pkt.

                                                                                                                                           cena brutto oferty badanej

Przez czas reakcji na reklamację Zamawiający rozumie wskazanie czasu na dostarczenie towaru, którego stwierdzono brak przy odbiorze dostawy lub wymiany zakwestionowanej partii towaru na wolną od wad, potwierdzony pisemnie  lub drogą elektroniczną (e - mail). Czas należy wskazać odpowiednio:

a)      min. 0,5 h- max. 1,5 h dla części: 6,8,11

b)      min. 2h – max. 4h dla części: 2,3,4,5,7,9,10,12

c)      min. 12h – max. 24h dla części: 1

W przypadku wskazania czasu dłuższego czasu reakcji na reklamację niż w pkt. a), b), c) oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.

W przypadku wskazania czasu reakcji na reklamację krótszego niż w pkt. a), b), c) do oceny ofert zostanie przyjęty najkrótszy termin, natomiast w umowie zostanie uwzględniony czas wskazany w ofercie.  

 16.   Opis sposobu przygotowania i składania oferty:

Oferta powinna zawierać:

- formularz ofertowy zgodny z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego,

- oświadczenie o spełnieniu warunków udziału postępowania  złożone na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego,

- formularz asortymentowo- cenowy.

17.   Miejsce i termin składania ofert:

Ofertę należy złożyć w formie pisemnej osobiście w budynku Urzędu Gminy Podegrodzie  lub za pośrednictwem poczty. Ofertę umieścić w kopercie zaadresowanej: „Zakup i dostawa artykułów spożywczych do Gminnej Stołówki w Brzeznej”,

Urząd Gminy Podegrodzie, 33-386 Podegrodzie 248”- oferta na część: ………..

Termin składania ofert upływa dnia 11.12.2019r. o godz. 9.00

18.   Istotne postanowienia umowy:

·         Cena nie ulega zmianie przez czas obowiązywania umowy,

·         Cena musi zawierać wszelkie koszty związane z realizacją dostawy,

·         Dostawa będzie dokonywana transportem Wykonawcy na jego koszt i ryzyko,

·         Rozliczenie będzie następowało po realizacji zamówienia na podstawie faktury,

·         Płatności regulowane będą przez Zamawiającego przelewem na rachunek Wykonawcy podany
w fakturze, w terminie 14 dni licząc od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury,

Szczegółowe postanowienia zawiera wzór umowy stanowiący załączniki do niniejszego zapytania ofertowego.

19.   Informacje dodatkowe:

a.       Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do występowania w imieniu Wykonawcy.

b.      Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, tj. z najwyższą liczbą punktów.

c.       Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty decyduje data wpływu oferty do Urzędu, a nie data jej nadania. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania.

d.      Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.

e.       O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pisemnie lub telefonicznie.

f.        Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania (lub każdej z jego części) bez podania przyczyny.

g.      Zamawiający zastrzega sobie prawo nie podpisania umowy w przypadku złożenia ofert, które przekroczą zabezpieczenie finansowe na wykonanie zadania.

h.      Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn.

i.        Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.

j.        Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego zapytania ofertowego w trakcie postępowania.

k.      Wzór umowy stanowi załącznik do niniejszego zapytania

UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo opcji w postaci możliwości zamówienia dodatkowo do 10% ilości artykułów spożywczych, niniejszego zapytania, stanowiącego przedmiot zamówienia w cenach jednostkowych określonych w ofercie Wykonawcy, a Wykonawca zobowiązuje się uprawnienie to zrealizować w razie skorzystania z niego przez Zamawiającego.

          20. Osoby do kontaktu:

            Urząd Gminy Podegrodzie -  Beata Jasińska tel. 18 448-49-63

            21. Ochrona danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

·    administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Urząd Gminy Podegrodzie – reprezentowany przez Wójta Gminy, Podegrodzie 248, 33-386 Podegrodzie, e-mail do korespondencji: gmina@podegrodzie.pl, telefon: 18 445-90-33,

·    w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się kontaktować
z Inspektorem Ochrony Danych, dostępnym pod adresem e-mail: iodo@podegrodzie.pl

·         Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „ Zakup i dostawa artykułów spożywczych do Gminnej Stołówki w Brzeznej” prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;

·         odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej, dalej „ustawa”; 

·         Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny dla wypełnienia celów określonych powyżej oraz przez okres zgodny z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwum, w szczególnością z ustawą  z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a jeżeli czas trwania umowy przekracza ten okres, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

·         obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach prawa, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

·         w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

·         posiada Pani/Pan:

◦         na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

◦         na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

◦         na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 

◦         prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

·         nie przysługuje Pani/Panu:

◦         w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

◦         prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

◦         na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.